Organizarea negocierii în vederea întîlnirii directe, părţile trebuie sa pregătească echipa de negociere si sa întreprindă o serie de acţiuni pentru a se asigura logistica necesara desfăşurării tratativelor. întîlnirea părtilor poate sa pună fată în fata doi negociatori dar adesea sunt implicate echipe de negociere. Problemele cheie care trebuie rezolvate pentru pregătirea echipei de negociere sunt: fixarea mărimii si structurii echipei, a atribuţiilor şefului si membrilor ei, stabilirea modului de comunicare între aceştia. Mărimea echipei este influenţată de complexitatea negocierii: în anumite situaţii (ex.: negocieri guvernamentale) se impune formarea unor echipe mai numeroase. în general însă numărul participanţilor trebuie dimensionat cu multa grija, pentru a fi păstrat la un nivel cît mai mic posibil. Echipele prea numeroase ridica probleme de coordonare si mai ales de comunicare, apărînd tendinţa formarii unor grupuri. Structura echipei este legata de mărimea acesteia si rezulta din aplicarea a cel puţin doua criterii: competenta legata de conţinutul afacerii si rolul funcţional. Negocierile mai complexe pot reclama alăturarea unor competente diferite din mai multe domenii. Pe de alta parte sarcinile membrilor în desfăşurarea negocierii pot fi diferite: unii joaca rolul propriu-zis de negociatori, iar alţii au sarcini de pregătire a documentaţiilor, de furnizare de informaţii si de argumente. Desigur ca sarcinile membrilor echipei pot fi proiectate chiar mai în detaliu, mergînd pînă la repartizarea rolurilor în diferite jocuri tactice (ex.: băiat bun-baiat rau). Un alt aspect organizatoric priveşte modul de comunicare în cadrul echipei si dintre echipa de negociatori si “echipa de acasă”. Este esenţial ca negociatorii sa manifeste respect unii fata de alţii si sa se sprijine reciproc. Din acest motiv nu poate fi conceputa o situaţie în care unul dintre membri contrazice pe un altul sau pe şeful echipei (chiar daca aceştia greşesc la un moment dat). Din contra, sprijinul trebuie sa se manifeste constant, atot verbal (“da, asa este!”, “ăntr-adevar…”), cît si non- verbal (ex.: încuviinţare din cap). Comunicarea dintre echipa si organizaţie trebuie organizata astfel încît să se asigure siguranţa unor convorbiri sau transmiteri de documente confidenţiale ori secrete. Mandatul de negociere este un document oficial, emanat si semnat de catre şeful echipei de negociatori, care conţine instrucţiuni pentru negociator. Acesta cuprinde elemente clarificate în etapa de pregătire si oficializate de conducere: definirea obiectului, informaţiile esenţiale asupra contextului, obiectivele maxime, minime, ţinta, componenta echipei si numele conducătorului acesteia, adaugondu-se eventual sarcinile membrilor, elemente de organizare (locul, momentul si durata negocierii) etc. în ceea ce priveşte mandatul de negociere exista anumite tactici. Pentru întîlnirea propriu-zisa trebuie asigurate condiţii optime, prin rezolvarea unor aspecte tehnico-organizationale, cum ar fi: alegerea locului, fixarea momentului si duratei negocierii, amenajarea spaţiului pentru desfăşurarea tratativelor, asigurarea facilitaţilor pentru echipa oaspete (preluare de la aeroport, daca este cazul, asigurarea cazării la hotel, acţiuni de protocol etc). Locul în care se desfăşoară negocierea are semnificaţie pentru negociatori. Unii dintre aceştia au o preferinţa clara pentru purtarea negocierii “acasă”, la sediul propriu, din cauza avantajelor pe care le poate oferi aceasta varianta.. Ca o manevra conflictuala, amenajarea locului de negociere poate fi exploatata în scop tactic pentru a incomoda partenerul: de pilda aşezond u-l on poziţii improprii (în curent sau lîngă un calorifer fierbinte, cu fata spre sursa de lumina etc). Aşezarea la masa se face cel mai adesea cu cei doi negociatori sau cele doua echipe de o parte si alta, ceea ce reprezintă totuşi o poziţie clasica şi concurenta. Pentru a dispare aceasta implicaţie psihologica o masa rotunda ar servi bine acestui scop. O poziţionare care trebuie sa fie evitata, on cazul în care negociază o echipa de doua persoane cu un singur negociator, este ca cei doi se aseaza la capetele mesei, plasondu-l pe negociatorul singur “la mijloc”. O metodologie a pregătirii strategice include următoarele etape: pregătirea obiectivelor de negociere, pregătirea strategiilor, pregătirea poziţiilor de negociere. Scopul negociatorului este sa realizeze satisfacerea propriul interes Negociatorul îşi construieşte o gama de obiective (obiectiv maxim, minim si realist) si, de asemenea, îşi fixează si priorităţile. Strategia reprezintă o viziune de ansamblu asupra negocierii si îndeplineşte trei funcţii principale: orientarea demersurilor si comportamentului negociatorului, conturarea unor soluţii de repliere fata de comportamentele si demersurile partenerului, identificarea mijloacele concrete de acţiune. Negociatorul poate opta pentru o anumita atitudine fata de partenerul sau, privilegind demersurile si comportamentele de un anumit tip. Astfel negociatorul poate opta între orientarea predominant cooperanta sau conflictuala, între atitudinea ofensiva sau defensiva, ori între orientarea defensiva si cea adaptiva. Deoarece jocul timpului este foarte important în desfăşurarea proceselor de negociere, anumite decizii strategice vizează acest aspect (negociere scurta sau lunga, alegerea momentului negocierii, Definirea obiectului negocierii are adesea o dimensiune strategica. Trebuie “calculate” trei poziţii de negociere principale, pentru fiecare element de negociere (PDI -poziţia declarata iniţial, PR -poziţia de ruptura, PO- poziţia obiectiv). Combinarea dintre cele trei poziţii ale fiecărui negociator conturează anumite spatii ale negocierii (ZAP zona de acord posibil, zona de negociere ZN.
