Pozitia navei, respective locul unde se afla aceasta in momentul redactarii si semnarii contractului.
Data de sosire aproximativa a navei in port (E.T.A. – Expected Time of Arrival). In baza aceastei date incarcatorul ia masurile necesare ca marfa sa soseasca in port inaintea navei, portul pregateste utilajele, depozitele, asigura forta de munca necesara.
Avizarile intermediare. Este cunoscuta regula ca marfurile nu se expediaza in port imediat dupa producerea ei, ci dupa ce nava a fost avizata ca va sosi pentru incarcare intru-cat tarifele pentru depozitare in porturi sunt foarte ridicate, ceea ce greveaza asupra costurilor marfurilor. Avizarile se fac cu 10-15 zile inainte de sosirea marfurilor in port.
Avizarea definitiva este facuta de comandantul navei prin intermediul statiei de emisie aflate la bord cu 48 de ore inainte de ajungerea in port.
2. LIBERA PRACTICA
La sosirea navei in port, comandantul trebuie sa anunte organele portuare pentru a primi din partea acestora dreptul de a acosta la dana.
Aprobarea data de organele portuare de a opera in portul respectiv se numeste libera practica. Acesta se acorda dupa ce nava a fost inspectata de organele sanitare, vamale si graniceresti.
3. NOTICE (NAVA ESTE APTA PENTRU INCARCARE)
Notificarea facuta de catre incarcator ca nava este pregatita penru incarcare din toate punctele de vedere = NOTICE. Aceasta inseamna ca nava poate sa inceapa incarcarea si armatorul si-a indeplinit toate obligatiile ce-I reveneau pentru a incepe executarea contractelor de transport.
Din momentul transmiterii notice-ului nava se gaseste practic la dispozitia incarcatorului si orice intarziere la incarcare nu mai poate fi pusa in sarcina armatorului.
Acceptarea notice-ului reprezinta momentul inceperii (scurgerii timpului normat pentru incarcare).
4. PLANUL DE INCARCARE (CARGO PLAN)
Pentru buna organizare a incarcarii marfurilor pe nava, astfel incat operatiunea de incarcare sa dureze cat mai putin posibil, descarcarea mf sa fie cat mai operativa cu putinta, asigura concomitent o folosire judicioasa a spatiilor, asigurarea integritatii marfurilor in timpul incarcarii, dar mai ales pe parcursul transportului si a asigurarii stabilitatii corespunzatoare a navei pe toata durata voiajului este necesara intocmirea unei schite a asezarii marfurilor pe nava cunoscuta sub numele de CARGO PLAN.
Factorii de care se tine seama la intocmirea CARGO PLANLUI:
a. Natura mf.
b. Raportul dintre greutate si volumul acesteia
c. Dimensiunea coletelor si felul ambalajelor
d. Rotatia porturilor/ ordinea porturilor de escala.
5. ORDINUL DE IMBARCO-RECIPISA PRIMULUI OFITER
Primul document care insoteste marfurile la incarcarea acestora pe nava este ordinul IMBARCO care se intocmeste in mai multe exemplare de ag. navei.
Pe primul comandantul semneaza de primirea mf, din care cauza aceste document mai este cunoscut ca recipisa primului ofiter.
Printre mentiunile caracteristice acestor documente sunt:
– denumirea navei
– date referitoare la mf (denumire, calitate, volum, felul ambalajelor, portul de incarcare si descarcare, data si locul intocmirii documentului si semnatura primului ofiter).
Este un document a carui principala functie este aceea de a face dovada preluarii mf de catre nava.
6. STALIILE
O clauza foarte importanta a contractului de navlosire este cea care prevede perioada maxima de timp in care navlositorul trebuie sa realizeze operatia de incarcare si de descarcare fara nici un fel de penalitate din partea armatorului. In literatura de specialitate aceasta perioada este cunoscuta sub numele de “timp de stalii”.
Intrucat in practica apar dese dispute intre armatori si navlisitori in legatura cu aceasta problema este necesar ca in contractul de navlosire sa se precizeze foarte clar momentul in care staliile incep sa curga si intinderea ac. de timp.
Staliile pot sa fie de 2 feluri:
a. reversibile- acele stalii care pot fi calculate separat pe fiecare port sau cumulat pe ambele porturi.
b. Ireversibile- sunt calculate separat pentru portul de incarcare si separat pentru portul de descarcare.
7. DOCUMENTE CARE STAU LA BAZA CALC. STALIILOR
7.1. Istoricul operatiunii (STATEMENT OF FACTS)
Este semnat de agentie, comandantul navei si reprezentantii incarcarilor si reflecta modul in care au decurs operatiuni de incarcare-descarcare la nava, consemnand in acest timp orice eveniment care poate influenta direct sau indirect calcularea timpului de stalii.
7.2. TIME SHEET (FOAIA TIMPULUI)
Pe baza instoricului faptelor se intocmeste foaia timpului, document prin intermediul caruia se calculeaza efectiv timpul de stalii.
Acest document evidentiaza cronologic timpul de stationare al navei in port si in timpul cheltuielilor pentru efectuarea operatiunii de incarcare-descarcare.
8. CONTRASTALII
Imobilizarea navei pentru operatiuni de incarcare -descarcare in afara timpului de stalii convenit prin clauzele contractuale sau prin referire la uzantele protuare reprezinta o incalcare a contr. de catre navlositor care poate aduce prejudicii armatorului.
Navlositorul (expeditorul) este obligat sa plateasca aceste prejudicii armatorului contra unei sume de bani denumita “contrastalii”.
9. DESPATCH- MONEY= reprezinta suma de bani pe care armatorul o plateste navlositorului pentru timpul de stalii economisit.
10. DEMURRAGE= reprezinta valoarea in bani a contrastaliilor pe care navlositorul o plateste armatorului. De obicei demurrage-ul reprezinta dublul zilelor de contrastalii.
11. MANIFESTUL
Toate marfurile incarcate pe nava trebuie mentionate in manifestul vamal de incarcare. Acesta este un document statistic pentru evidenta importurilor si exporturilor.